Организация удаленной работы

Правильная организация удаленной работы сотрудников позволяет быстро решать многочисленные проблемы компании, связанные с переводом штатных работников из офиса на дом и не только. Удаленка, удаленный режим работы – это деятельность по выполнению должностных обязанностей без привязки к рабочему месту в офисе, осуществляемая работником вне офиса – из дома, в командировке, порой находясь в отпуске в другой стране.

Для эффективной организации удаленной работы недостаточно просто выбрать аппаратно-программные средства, такие как маршрутизаторы с поддержкой шифрованных тоннелей, протоколы шифрования и аутентификации, — владельцу бизнеса необходимо:

• иметь инструменты для эффективного контроля исполнения поставленных задач, учета рабочего времени и контроля действий сотрудников;
• создать инфраструктуру средств коммуникации;
• принять меры к обеспечению безопасности информации и сервисов, используемых сотрудниками для удаленной работы.

Главная цель владельца практически любого бизнеса — это получение прибыли в любых условиях быстро изменяющейся обстановки. Именно поэтому важно сохранить эффективность предприятия и вовлеченность работников. Правильный организационный процесс удаленной работы отличается следующими этапами:

1. Подготовка IT-инфраструктуры. В случае необходимости специалистами нашей компании производится аудит цифровой инфраструктуры организации, устанавливается дополнительное программное обеспечение на рабочие или домашние компьютеры сотрудников. Как показывает наш опыт, при грамотном подборе и настройке серверов и оборудования для организации удаленной работы большей части сотрудников не требуется дополнительная помощь в настройке удаленных подключений к IT-инфраструктуре компании. Если возникают какие-то вопросы, то они решаются нашими инженерами удаленно в кратчайшие сроки.
2. Немаловажной частью работы на «удаленке» является общение голосом в том числе в формате аудио и видео конференций. К сожалению, очень часто производители ноутбуков экономят на качественном звуке и приходится использовать дополнительную гарнитуру, микрофоны, а в ряде случаев и web-камеры. Также многие сервисы для аудио и видеоконференций требуют внесения абонентской платы, не гарантируя при этом качества предоставляемого сервиса. Наша компания готова оказать услуги по выбору, приобретению, настройке и вводу в эксплуатацию любого оборудования для голосовой и видео связи.
3. У сотрудника, работающего из дома, должен быть стабильный широкополосный доступ в глобальную сеть и, если этот канал доступа нестабилен, высока вероятность того, что работник не сможет выполнять обязанности качественно. Мы протестируем подключения к глобальной сети у сотрудников, имеющих проблемы со стабильностью доступа к Интернет.
4. Помимо вышеперечисленных особенностей, организация работы в удаленном режиме требует наличия специализированного программного обеспечения для быстрой коммуникации сотрудников, внедрения CRM систем, которые позволяют ставить задачи и контролировать процесс их выполнения.

Организация удаленной работы сотрудников требует структурированной и понятной инструкции, в которой четко обозначены основные правила и запреты на рабочем месте. В такой документации рекомендуется определить следующие моменты:

• Технические требования к автоматизированному рабочему месту, используемому для удаленной работы;
• Требования к операционной систему и прикладному программному обеспечению (особенно к программному обеспечению применяемому для защиты информации от несанкционированного доступа, изменения, копирования);
• Подробные рекомендации по их использованию;
• Перечень основных запретов: недопустимость использования оборудования и каналов связи, используемых для удаленной работы в личных целях, применение их не по прямому назначению и пр.