Корпоративная почта
Её используют исключительно в интересах организации. От личной отличается адресом, который имеет следующий вид: пользователь@компания.домен. Корпоративная почта работает на доменном имени компании, как правило одинаковым с её сайтом.
Личная почта используется в личных целях сотрудниками и принадлежит конкретному человеку, физическому лицу.
В серьёзных организациях не допускается пересечение личного и рабочего почтовых ящиков. Для рабочей переписки рекомендовано использование только корпоративной почты, для иных целей — личной. На практике зачастую сотрудники нарушают правила по причине незнания и непонимания запрета.
Негативные стороны использования личного ящика в деловой переписке
Из-за нерадивых сотрудников, пользующихся личными адресами в рабочих целях, страдает безопасность:
бесплатные почтовые сервисы имеют низкую степень защиты — переписка может быть доступной злоумышленникам, база адресов использоваться для рассылки спама. Как следствие страдает репутация организации;
существует риск отправки служебного сообщения не по адресу и потери конфиденциальности, причем в обе стороны (родные могут получить служебную информацию, а деловые партнеры – письмо личного содержания);
в случае увольнения человека, использующего личный ящик в служебных целях, будет утерян доступ к нему, адресной книге и базе данных.
Кроме того, использование личной почты в корпоративных целях может негативно влиять на имидж предприятия, его развитие и продвижение на рынке.
Преимущества
Степень защиты – в этом направлении корпоративная почта способна дать фору личным ящикам. Её не только тяжелее взломать злоумышленникам, она надёжнее защищена от вирусов. При правильной настройке подделать адрес практически невозможно, мошенники не смогут использовать его для рассылки спама от имени компании.
Политика безопасности корпоративной почты защищает письма от попадания в спам. Ваша переписка будет сразу же видна получателю, поскольку владелец ящика и домена – это одно лицо.
Ещё один плюс корпоративной почты – централизованное управление ящиками. Руководитель компании, отдела или доверенное лицо могут создавать почтовые ящики в любом количестве, удалять аккаунты, администрировать пароли, контролировать переписку.
Контроль входящей и исходящей переписки
Обеспечивая своих сотрудников доступом к корпоративной почте, работодатель имеет полное право на её перлюстрацию Это необходимо для контроля за использованием рабочего инструмента, его эффективностью и безопасностью. Перлюстрация позволяет быстро обнаружить утечку информации или несанкционированное использование, в том числе в личных целях.
Доверенное лицо или сам директор компании имеют право на такую проверку и полный контроль, даже учитывая ссылку некоторых сотрудников на ст. 23 Конституции РФ. Указанная статья говорит о неприкосновенности жизни и тайне переписки. Однако, статья 23 неприменима к корпоративной почте, так как она принадлежит компании и руководитель имеет право контролировать качество служебных обязанностей и проверять корпоративную почту.
Использование рабочего ящика в качестве собственного можно расценивать как нарушение трудовых отношений. Крупные корпорации могут даже увольнять работников за такие проступки.
